Privacybeleid

Zorgboerderij Erve Wessels vindt het belangrijk dat zorgvuldig, veilig en respectvol wordt omgegaan met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens van deelnemers, ouders/verzorgers, wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers, vrijwilligers, stagiaires, verwijzers, bezoekers van onze website en andere betrokkenen.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, op basis van welke grondslagen wij gegevens verwerken, hoe wij persoonsgegevens beschermen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren, welke rechten betrokkenen hebben en hoe wij omgaan met datalekken.

Dit document is bedoeld voor deelnemers, ouders/verzorgers, wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers, vrijwilligers, stagiaires, verwijzers en andere betrokkenen bij Zorgboerderij Erve Wessels.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

Zorgboerderij Erve Wessels is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Zorgboerderij Erve Wessels
Nieuwstadweg 4
7688 PW Daarle

Website: www.ervewessels.nl
E-mail: info@ervewessels.nl
Telefoon: 06 3047 5187

Heeft u vragen over privacy of over de verwerking van persoonsgegevens? Dan kunt u contact opnemen met onze contactpersoon privacy, Daniëlle Reefhuis, via info@ervewessels.nl of telefonisch via 06 3047 5187.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze zorgverlening, begeleiding, administratie, communicatie, wettelijke verplichtingen, overeenkomsten, kwaliteit en veiligheid.

Gewone persoonsgegevens

Wij kunnen onder andere de volgende gewone persoonsgegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• geboortedatum en, indien nodig, geboorteplaats;
• geslacht;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• gegevens van ouders, verzorgers, wettelijke vertegenwoordigers of contactpersonen;
• aanwezigheidsgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor planning, administratie en communicatie.

Contactgegevens

Wij verwerken contactgegevens om goed te kunnen communiceren met deelnemers, ouders/verzorgers, wettelijke vertegenwoordigers, verwijzers, medewerkers, vrijwilligers, stagiaires en andere betrokkenen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om telefoonnummers, e-mailadressen, adressen en gegevens van noodcontacten.

Zorggegevens en begeleidingsgegevens

Voor het bieden van passende begeleiding en zorg verwerken wij zorggegevens en begeleidingsgegevens. Dit kunnen onder andere zijn:

• intakegegevens;
• indicaties, beschikkingen of zorgtoewijzingen;
• zorg- of begeleidingsplannen;
• evaluaties;
• rapportages;
• observaties;
• incidentmeldingen, indien van toepassing;
• begeleidingsafspraken;
• informatie over risico’s en veiligheid;
• relevante informatie over gezondheid of medicatie, voor zover noodzakelijk voor de begeleiding.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor goede en veilige begeleiding of zorgverlening en alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Burgerservicenummer

Het Burgerservicenummer, BSN, verwerken wij alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan of noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor administratie, zorgtoewijzing, declaratie of verantwoording richting bevoegde instanties.

Het BSN wordt niet op één hoop gezet met bijzondere persoonsgegevens. Het BSN is een apart wettelijk identificatienummer waarvoor extra zorgvuldigheid geldt.

Websitegegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij gegevens verwerken over het gebruik van de website. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• cookievoorkeuren;
• technische gegevens, zoals browser, apparaat of IP-adres;
• gegevens over bezochte pagina’s;
• gegevens die nodig zijn voor het goed functioneren en beveiligen van de website;
• analytische gegevens, voor zover toegestaan.

Meer informatie hierover staat in ons cookiebeleid.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. het bieden van zorg, begeleiding en dagbesteding;
2. het uitvoeren van intake, begeleiding, evaluatie en rapportage;
3. het opstellen en uitvoeren van zorg-, begeleidings- en deelnemersovereenkomsten;
4. het voeren van administratie, planning en aanwezigheidsregistratie;
5. het onderhouden van contact met deelnemers, ouders/verzorgers, wettelijke vertegenwoordigers, verwijzers en andere betrokkenen;
6. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
7. het zorgvuldig omgaan met incidenten, calamiteiten, klachten en datalekken;
8. het waarborgen van veiligheid op de zorgboerderij;
9. het verbeteren en bewaken van de kwaliteit van onze zorg en begeleiding;
10. het beheren, beveiligen en verbeteren van onze website;
11. het vastleggen van toestemming, bijvoorbeeld voor informatie-uitwisseling of het gebruik van beeldmateriaal.

Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is voor deze doelen.

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

1. Uitvoering van een overeenkomst
   Bijvoorbeeld een deelnemersovereenkomst, zorgovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst, stageovereenkomst of andere afspraak.
2. Wettelijke verplichting
   Bijvoorbeeld voor administratie, bewaarplichten, zorgtoewijzing, declaratie of verantwoording.
3. Gerechtvaardigd belang
   Bijvoorbeeld voor bedrijfsvoering, kwaliteitsverbetering, beveiliging, communicatie, planning en het kunnen onderbouwen van gemaakte afspraken.
4. Toestemming
   Bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van informatie-uitwisseling, foto- of videogebruik, nieuwsbrieven of niet-noodzakelijke cookies.
5. Vitaal belang
   Bijvoorbeeld wanneer in een noodsituatie gegevens nodig zijn om iemands veiligheid of gezondheid te beschermen.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, mag deze toestemming altijd worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken van de toestemming.

5. Persoonsgegevens van minderjarigen

Zorgboerderij Erve Wessels begeleidt ook minderjarigen. Wij gaan extra zorgvuldig om met persoonsgegevens van minderjarigen.

Bij minderjarigen verwerken wij persoonsgegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor begeleiding, zorgverlening, veiligheid, administratie of wettelijke verplichtingen. Waar nodig betrekken wij ouders, voogden of wettelijke vertegenwoordigers bij de verwerking van persoonsgegevens en vragen wij toestemming wanneer dit vereist is.

Wij houden rekening met de leeftijd, ontwikkeling en positie van de minderjarige. Wij leggen alleen gegevens vast die nodig zijn voor passende begeleiding, zorg en veiligheid.

6. Toegang tot dossiers

Deelnemersdossiers zijn alleen toegankelijk voor personen die daartoe bevoegd zijn en die de gegevens nodig hebben voor hun taak.

Dit kunnen zijn:

• de zorgboer of zorgboerin;
• direct betrokken begeleiders;
• bevoegde medewerkers;
• stagiaires of vrijwilligers, alleen wanneer dit noodzakelijk is voor hun taak en onder verantwoordelijkheid van de zorgboerderij.

Niet iedereen heeft automatisch toegang tot alle gegevens. Wij werken met autorisaties en afspraken over wie welke gegevens mag inzien, rapporteren, toevoegen of wijzigen.

Stagiaires en vrijwilligers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun taak, onder verantwoordelijkheid van de zorgboerderij.

Papieren dossiers worden bewaard in een afsluitbare kast. Digitale gegevens worden bewaard in een beveiligd digitaal systeem.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• zorgverlening of begeleiding;
• afstemming met ouders/verzorgers, wettelijke vertegenwoordigers, verwijzers of betrokken hulpverleners;
• administratie, declaratie of verantwoording;
• wettelijke verplichtingen;
• kwaliteitsbewaking;
• klachtenbehandeling;
• incident- of calamiteitenafhandeling;
• ICT-ondersteuning, websitebeheer of beveiliging.

Met organisaties die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin staan afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer wettelijke bewaartermijnen gelden, volgen wij deze termijnen.

Voorbeelden van bewaartermijnen zijn:

• algemene persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de zorgrelatie, begeleiding, administratie of communicatie;
• gegevens die onderdeel zijn van het zorgdossier worden bewaard volgens de daarvoor geldende bewaartermijn;
• toestemmingsverklaringen worden bewaard zolang dat nodig is om de toestemming aan te tonen;
• financiële en contractuele gegevens worden bewaard volgens de geldende administratieve en fiscale bewaartermijnen;
• gegevens over incidenten, klachten, calamiteiten of datalekken worden bewaard zolang dat nodig is voor zorgvuldige afhandeling, verantwoording en eventuele wettelijke verplichtingen.

Wanneer medicatiegegevens onderdeel zijn van het zorgdossier, volgen zij de bewaartermijn van het zorgdossier. Losse medicatieoverzichten of toedieningsregistraties die niet langer nodig zijn voor de zorgverlening worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij zij nodig zijn voor een klacht, incident, calamiteit, juridische procedure of wettelijke verplichting.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of vernietigd, tenzij er een geldige reden is om gegevens langer te bewaren.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Zorgboerderij Erve Wessels neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• papieren dossiers worden bewaard in afsluitbare kasten;
• digitale gegevens worden opgeslagen in een beveiligd digitaal systeem;
• toegang tot dossiers is beperkt tot bevoegde personen;
• er wordt gewerkt met autorisaties en afspraken over toegang;
• medewerkers, stagiaires en vrijwilligers krijgen alleen toegang tot gegevens als dat nodig is;
• er worden afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid;
• er is een datalekprotocol;
• datalekken worden geregistreerd en geëvalueerd;
• werkwijzen worden aangepast wanneer dat nodig is.

Heeft u het idee dat gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met ons op via info@ervewessels.nl.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt.

Wij gebruiken functionele cookies om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen wij analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en deze te verbeteren.

Voor cookies of externe diensten waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner. Dit kan bijvoorbeeld gaan om trackingcookies of ingesloten diensten van derden, zoals Google Maps, YouTube of Site Kit, voor zover deze op de website worden gebruikt.

Voor het beheer van cookievoorkeuren maken wij gebruik van Complianz. U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookiebanner of via het cookiebeleid op onze website.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Zorgboerderij Erve Wessels maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die belangrijke gevolgen heeft voor personen.

Besluiten over zorg, begeleiding of deelname worden niet uitsluitend door een computer of algoritme genomen.

12. Rechten van betrokkenen

U heeft rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen om:

1. inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
2. rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
3. verwijdering van gegevens, voor zover dat wettelijk mogelijk is;
4. beperking van de verwerking van gegevens;
5. bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
6. gegevensoverdraagbaarheid, wanneer dit van toepassing is;
7. intrekking van toestemming, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@ervewessels.nl of telefonisch via 06 3047 5187.

Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek. Soms hebben wij meer tijd nodig, bijvoorbeeld als het verzoek complex is. In dat geval laten wij u weten waarom er meer tijd nodig is.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om uw identiteit te bevestigen. Wij verstrekken geen gegevens aan personen die daar geen recht op hebben.

13. Klachten over privacy

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact op met Zorgboerderij Erve Wessels via info@ervewessels.nl of 06 3047 5187. Wij zoeken graag samen naar een oplossing.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen in het privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werkwijze, dienstverlening of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie staat op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat nodig is.